Schritt 5 - Verpflegungskonzept schreiben

Am Runden Tisch und im politischen Ausschuss wurden die Ziele der Verpflegung definiert und deren zukünftige Qualität festgelegt. All diese Punkte gilt es nun schriftlich festzuhalten. Über eine längere Phase werden Sie (gemeinsam mit weiteren Personen) Textabschnitte formulieren und immer wieder überarbeiten.

Das Schreiben des Verpflegungskonzepts nimmt einige Zeit in Anspruch. Dies kann häufig nicht allein von einer Person geleistet werden. Klären Sie hier die Zuständigkeiten und verteilen Sie die Aufgaben auf mehrere Schultern. Lassen Sie Textbausteine zu bestimmten Themen von den jeweiligen Experten der verschiedenen Fachabteilungen schreiben (z. B. Verwaltung, Hauswirtschaftskräfte, pädagogische Fachkräfte) oder von Mitgliedern des Runden Tischs. Im Modellprojekt wurden für das Schreiben des Verpflegungskonzepts ca. 40 Arbeitsstunden benötigt.

Beispiel: Das Bauamt schreibt über den Neubau einer Küche, eine Kita über die pädagogischen Ziele und die Abläufe während des Essens und die Verwaltung formuliert die Abwicklung der Bestellung und Abrechnung.

Behalten Sie die Zielgruppe des Verpflegungskonzepts beim Schreiben im Blick. Wenn das Verpflegungskonzept auch für die Öffentlichkeit gedacht ist, sollte möglicherweise eine andere Sprache verwendet werden, als wenn es ausschließlich in der Verwaltung genutzt wird.

Zukunftsfähiges Konzept

Im Modellprojekt hat sich gezeigt, dass es sehr wichtig ist, das Konzept so zu formulieren, dass es bereits den geplanten Soll-Zustand darstellt. Formulierungen, wie „in Zukunft könnte“ oder „irgendwann sollte“ haben zu Verwirrungen geführt. Schreiben Sie so, als sei der Soll-Zustand bereits eingetreten: „Es wird maximal achtmal Fleisch in 20 Verpflegungstagen angeboten“. Erstellen Sie parallel einen Zeitplan zur Umsetzung des Konzepts.

Inhalt des Verpflegungskonzepts sind die Daten der Ist-Analyse sowie der definierte Soll-Zustand der Verpflegung. Die erfassten Punkte sollten sich alle im Verpflegungskonzept wiederfinden. Als Orientierung hat sich im Modellprojekt folgende Basis-Gliederung bewährt:

1. Ausgangslage und Zielsetzung

2. Zielgruppen und Verpflegungsbedarf

3. Verpflegungsangebot

4. Mittagessen

5. Verpflegungsqualität

6. Bewirtschaftungskonzept

7. Produktionskonzept

8. Raumkonzept

9. Bestellwesen und Abrechnungskonzept

10. Qualitätsmanagementkonzept

11. Preisgestaltung

12. Pädagogisches Konzept

Nun gilt es, die Gliederungspunkte mit den festgelegten Inhalten zu füllen. Im Vordruck Verpflegungskonzept finden Sie bereits einige Basis-Bausteine, darunter die Vorgaben der DGE-Qualitätsstandards. Ihre Texte lassen sich dort direkt einfügen.

Nach mehreren Wochen steht ein erster Entwurf des Konzepts, der bei weiteren Diskussionen am Runden Tisch und in den politischen Gremien weiterentwickelt wird.

Qualitätssicherung einbringen

Denken Sie auch frühzeitig an die Qualitätssicherung des Verpflegungskonzeptes. Überlegen Sie, wie diese durchgeführt werden kann. Regelmäßige Treffen des Runden Tisches sowie Speiseplan-Checks sind wichtige Maßnahmen der Qualitätssicherung. Sie können diese auch auf Einrichtungsebene durchführen und so individuelle Bedarfe vor Ort klären.

Um zu prüfen, ob Ihre definierten Qualitätsanforderungen an die Verpflegung später auch umgesetzt werden können, führen Sie eine Markterkundung durch. Dabei legen Sie die definierte Soll-Verpflegung als Kriterien fest.

Tipp: Nehmen Sie vorhandene (pädagogische) Konzepte einzelner Einrichtungen zur Orientierung. Was dort bereits festgelegt ist, braucht evtl. nicht mehr in das Verpflegungskonzept aufgenommen werden.

Stolpersteine:

- Unterschätzen des Zeitaufwands für das Schreiben: Planen Sie von Beginn an ausreichend Zeit ein, um das Verpflegungskonzept bis zur nächsten Ausschreibung fertigstellen zu können.

- Zu wenig Zeit für politische Ausschüsse: Die Veränderungen müssen offiziell beschlossen werden. Rechnen Sie ausreichend Zeit für Beschlüsse in den politischen Gremien ein, damit Sie Ihren Zeitplan einhalten können.

- Vorhandene Konzepte einbeziehen: Achten Sie darauf, dass Sie die Einrichtungen nicht übergehen. Nutzen Sie vorhandene individuelle Konzepte oder Konzeptionen der Einrichtungen in Abstimmung mit diesen.

- „Betriebsblindheit“: Wenn Sie alleine am Verpflegungskonzept arbeiten, lassen Sie in jedem Fall eine außenstehende Person darüber lesen, bevor Sie das Konzept weitergeben.

Das Projekt wurde vom Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) im Rahmen des Nationalen Aktionsplans IN FORM gefördert.
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