Zeitmanagement - Planvolles Handeln erleichtert die Arbeit

Stand: 11/29/2004
Jede betriebliche Tätigkeit sollte planmäßig und schrittweise in Angriff genommen werden. Dabei heißt planmäßig, Jetzt darüber zu befinden, was in der Zukunft getan werden kann und soll. Das trifft insbesondere für alle Bereiche der Vermarktung zu. Die Erstellung einer Jahresübersicht über Vermarktungsaktionen ist zu empfehlen.

Was bringt zum Beispiel das schönste Hoffest, wenn keine Kunden kommen, weil diese zu kurzfristig eingeladen wurden? Ein Hilfsmittel zur Planung ist die Erstellung eines Aktionsplanes. In einem ersten Schritt werden in einer Monatsübersicht die festen Termine eines Weingutes eingetragen, beispielsweise das Hoffest, das Erscheinungsdatum der Preisliste, das jährliche Weinfestes oder die Termine für die Auslieferungsfahrten. Diese Termine fallen oft in den gleichen Zeitraum. Sie bilden die Eckdaten, an denen sich die übrigen Marketingaktionen orientieren sollten.

In einem zweiten Schritt werden nun die festen Termine genauer analysiert. Was ist zu tun, damit diese Termine exakt erfüllt werden können? Hierbei wird der Zeitplan noch detaillierter. An einem Beispiel soll die Vorgehensweise erläutert werden. Ausgehend vom Erscheinungsdatum der Preisliste werden die dazugehörigen Termine festgelegt. Die Termine setzen sich aus Vorlaufzeit und Zeitaufwand für die Versendung zusammen. So benötigt die Druckerei in der Regel ein oder zwei Wochen Vorlaufzeit. Dementsprechend wird in den Terminkalender der Termin zur Druckabgabe eingetragen. Bis zu diesem Termin muss das zukünftige Sortiment festgelegt sein. Dieses wiederum setzt eine genaue Analyse der Abverkaufszahlen (Controlling) voraus. Um einen ausreichenden zeitlichen Puffer zu gewährleisten, ist insgesamt mit einem Zeitrahmen von zwei bis drei Wochen zu rechnen. Der Starttermin für das Controlling wird ebenfalls in den Kalender eingetragen. Die druckfrische Preisliste sollte schließlich auch schnellstens an die Kunden versendet werden können. Hierbei ist ein zusätzliches Kundenanschreiben durchaus sinnvoll. Die Mailingerstellung nimmt ungefähr eine Woche in Anspruch. Auch dieser Termin wird eingetragen, ebenso wie der Tag der Versendung.

Der dritte Schritt zur Vervollständigung des Aktionsplans ist eine Übersicht über die zu beschaffenden Mittel. Im Falle der Preisliste sind dies zum Beispiel Versandkuverts, Briefmarken oder das Auffüllen der Frankiermaschine, Postkästen. Bei einer Veranstaltung spielt die Personalbeschaffung eine große Rolle. Die Mittelbeschaffung kann ebenfalls in den Aktionsplan geschrieben werden. Eine andere Möglichkeit ist das Erstellen einer separaten Checkliste mit detaillierten Zeitvorgaben.

Hektischen Aktionismus vermeiden

Der Aktionsplan wäre unvollständig, wenn nicht die Budgetierung berücksichtigt werden würde. So wird in einem vierten Schritt das Bugdet festgelegt. Um bei dem Beispiel der Preisliste zu bleiben, bedeutet dies das Eintragen der Geldmittel in den Kalender. Dies ist die Summe der Kosten für den Druck der Preisliste, den Druck des Mailings, Kosten für Kuverts, Portokosten und eventuell anfallenden Personalkosten.

Die Vorteile eines Aktionsplans liegen auf der Hand. Durch planvolles Handeln kann hektischer Aktionismus, hervorgerufen durch fehlendes Zeitmanagement, vermieden werden. Termine für Vermarktungsaktionen stehen langfristig fest und können beispielsweise in überregionalen Veranstaltungskalendern veröffentlicht werden. Die Liquidität wird durch die Übersicht des Bugdets erleichtert. Wenn der Betrieb neue Marketingmaßnahmen plant, beispielsweise zur Kundenbindung, so können diese in den freien Zeitfenstern untergebracht werden. Dieser Aktionsplan dient allerdings nicht nur zur Terminübersicht. Ein weiterer wichtiger Aspekt besteht in der Kontrolle. Wenn Abweichungen vom Plan festgestellt werden, sei es bei der Bugdetierung oder bei der Mittelverwendung, so ist auch die Ursache zu ermitteln. Diese Analyse stellt einen wichtigen Teil des unternehmerischen Erfolgs dar. Eine Korrektur des Plans kann entweder durch eine Änderung der zu erreichenden Ziele oder durch die Erstellung eines Alternativplans erfolgen. Der Plan stellt also kein statisches Gebilde dar, sondern wird den jeweiligen Gegebenheiten angepasst.

Das Vorhandensein eines Plans ersetzt nicht das Reagieren auf kurzfristige Anforderungen. Wird beispielsweise eine zusätzliche Auslieferungsfahrt nötig, so kann diese einfacher in das gesamte Vermarktungskonzept eingebunden werden.





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